PENGERTIAN MANAGEMENT LETTER

Management Lettter merupakan suatu surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (diaudit). Isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian intern perusahaan (baik material maupun immaterial weaknesses) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran perbaikan dari KAP. Dalam hal ini management letter merupakan suatu laporan tambahan dari KAP, disamping laporan pemeriksaan akuntan (audit report), yang diharapkan dapat memperbesar kepuasan langganan. Diharapkan perusahaan akan senang jika diberitahu kelemahan-kelemahan dalam pengendalian internnya beserta saran-saran perbaikannya. Jika pengendalian intern bertambah baik, akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau kecurangan dalam per-usahaan. Tulisan ini bermaksud untuk menjelaskan pengertian, keuntungan, ciri-ciri management letter yang baik, serta tugas dan tanggungjawab dari masing-masing anggota tim pemeriksa. Selain itu akan disajikan contoh dari suatu management letter.

American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) dalam Statement on Auditing Standards (SAS) 20 (1977), mengharuskan akuntan publik untuk memberitahukan kepada senior management dan direksi perusahaan, kelemahan-kelemahan yang material dalam pengendalian akuntansi (internal accounting control) perusahaan.

Menurut Meigs, Whittington and Meigs (1985), management letter adalah suatu laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk memperbaiki kelemahankelemahan yang diungkapkan akuntan publik setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Disamping untuk menyampaikan informasi-informasi yang bermanfaat kepada manajemen, mana-gement letter juga membantu membatasi tanggung jawab akuntan publik seandainya dikemudian hari kelemahan dalam pe-ngendalian intern mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Norma. pelaksanaan pemeriksaan yang kedua (IAI-1986) berbunyi :

“System pengendalian intern yang ada, harus dipelajari dan dinilai secukupnya untuk menentukan dapat atau tidaknya sistem tersebut diandalkan, sebagai dasar untuk menetapkan luasnya pengujian yang harus dilakukan serta prosedur pemeriksaan yang akan digunakan”.

Salah satu jasa yang diberikan Kantor Akuntan Publik adalah pemeriksaan laporan keuangan perusahaan yang disusun oleh manajemen, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat atas kelayakan (kewajaran) laporan keuangan tersebut. Laporan keuangan yang sudah diperiksa akuntan publik, terutama yang diberikan pendapat wajar tanpa syarat (unqualified opinion), mempunyai kelebihan dibandingkan dengan yang belum diperiksa, yaitu lebih dipercaya kebenarannya oleh pihak-pihak yang menggunakan laporan keuangan tersebut (bank, kreditor, pemegang saham, kantor pelayanan pajak dll). Hal ini disebabkan karena akuntan publik adalah pihak yang aMi, independent dan melakukan pemeriksaannya yang harus sesuai dengan Norma Pemeriksaan Akuntan. Sehingga laporan keuangan yang sudah diaudit (diperiksa oleh akuntan publik) dengan pendapat wajar tanpa syarat, dapat diyakini tidak mengandung kesalahankesalahan yang material ( berjumlah besar / signicant ). Dalam menjalankan pemeriksaannya, akuntan publik harus mempelajari dan mengevaluasi internal control, sesuai dengan norma pelaksanaan pemeriksaan yang kedua. Untuk mempelajari dan mengevaluasi internal control bisa dilakukan beberapa cara seperti:

1. Menggunakan internal control question-naires (daftar pertanyaan mengenai pengendalian intern). Daftar ini disusun sedemikian rupa untuk mengetahui sistem dan prosedur akuntansi dan operasional perusahaan, dimana jawaban “Ya” berarti pengendalian intern baik dan jawaban Tidak” berarti pengendalian intern lemah”.
2. Menggunakan flow chart (bagan arus dokumen) yang menggambarkan arus dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan simbol-simbo! tertentu.
3. Menggunakan narrative memo (penjelasan tertulis dari sistem dan prosedur akuntansi).

Dari ketiga cara tersebut, akuntan publik akan mendapatkan suatu gambaran mengenai pengendalian intern yang ada di perusahaan secara teoritis. Hal tersebut masih harus dibuktikan lebih lanjut dengan melakukan compliance test (test ketaatan), untuk mengetahui apakah transaksi-transaksi per-usahaan diproses sesuai dengan sistem dan prosedur akuntansi yang dijelaskan dalam internal control questionnaires, flow chart dan narrative memo.

Dalam compliance test, yang diperiksa adalah :

1. Transaksi pengeluaran kas (cash dis-bursements test)
2. Transaksi penerimaan kas (cash receipts test)
3. Transaksi penjuaian (sales test)
4. Transaksi pembelian (purchases test)
5. Transaksi pembayaran gaji (payroll test)
6. Transaksi koreksi/penyesuaian (journal voucher test)

Dalam hal ini yang diperhatikan adalah hal-hal berikut:

Apakah setiap transaksi didukung oleh dokumen pendukung yang lengkap.

Apakah setiap transaksi diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang. Apakah perhitungan mathematis dalam dokumen pembukuan sudah benar.

Apakah pendebitan dan pengkreditan transaksi ke masing-masing perkiraan buku besar sudah benar.

Setelah melakukan compliance test, akuntan publik harus menarik kesimpulan mengenai kebaikan-kebaikan dan kelemahankelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan, terutama dalam pengendalian akuntansinya. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan harus diberitahukan kepada manajemen perusahaan, beserta saran-saran perbaikannya, dalam sebuah surat yang disebut management letter. Management letter tersebut ditujukan kepada pimpinan perusahaan (top management) atau kepada pejabat perusahaan yang kedudukannya lebih tinggi dari petugas yang bagiannya dikomentari dalam management letter tersebut. Misalnya ada kelemahan di bagian akuntansi, maka manajemen letter ditujukan ke Manager Accounting atau Direktur Akuntansi dan Keuangan.

Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif:

1. Management letter harus tepat waktu (timely) sehingga perusahaan masih sempat melakukan perbaikan-perbaikan dalam pengendalian internnya. Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.
2. Management letter harus berisi saransaran yang bermanfaat dan bisa diterapkan. Kalau saran-saran terlalu teoritis, tidak ada gunanya karena tidak bisa diterapkan di perusahaan.
3. Komentar dan saran-saran dalam mana-gement letter tidak boleh merupakan sesuatu “Surprise” (mengejutkan). Untuk itu, sebelumnya, konsep management letter harus didiskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian yang berkaitan selanjutnya dimintakan komentar dari manajemen.
4. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaan orang lain. Harus diusahakan agar walaupun kita mengomentari kesalahan orang lain namun tidak sampai menyinggung perasaan orang yang bersangkutan.
5. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urut-urutan pos neraca dan rugi laba (misal mulai dari kas, piutang, persediaan dan seterus nya) atau menurut hal-hal yang paling penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin.
6. Saran-saran yang diberikan harus disesuaikan dengan kondisi bisnis per-usahaan dan harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan publik untuk membantu pengembangan u^aha per-usahaan.
7. Pada bagian akhir management letter jangan terlupa untuk mengucapkan terima kasih kepada manajemen dan seluruh staff perusahaan, atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan mereka selama akuntan publik melaksanakan pemeriksaannya.

Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggota team pemeriksa (dari kantor akuntan publik) dalam membuat management lettor:

1. Asisten Auditor (Junior Staff) :
2. Sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahaan) setiap hari, bertugas mengumpulkan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan. baik mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian intern.
3. Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta photocopy bukti pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh senior auditornya.
4. Senior Auditor (pimpinan team pemeriksa) :
5. Menelaah kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor, khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern perusahaan.
6. Mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan ke dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter.
7. Mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak dan bagian management service dari kantor akuntan publik, untuk mendapatkan komentar mereka dari segi perpajakan dan sistem akuntansi.
8. Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisor/ manager untuk” ditelaah.
9. Setelah ditelaah oleh atasan, me-lakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
10. Audit Supervisor/Manager :
11. Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.
12. Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah.
13. Setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit partner), mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan manajemen perusahaan.
14. Melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan mana-jemen perusahaan, dan meminta persetujuan audit partner jika ada saran perubahan dari manajemen perusahaan.
15. Memerintahkan konsep terakhir mana-gement letter untuk difinalisasi.
16. Audit partner :
17. Meneiaah dan mengedit konsep ma-nagement letter yan§ diterima dari audit manajer dan mendiskusikannya dengan audit manager dan (jika perlu) dengan audit senior.
18. Mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan (jika ada) kepada audit manager.
19. Meneiaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.
20. Membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter yang telah dilakukan Oleh audit manager dengan management per-usahaan.
21. Menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada. manajemen perusahaan.

Beberapa keuntungan dari management letter:

1. Untuk perusahaan yang diaudit :
2. Dapat mengetahui kelemahankelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya.
3. Dapat mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam management letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan di dalam perusahaan.
4. Untuk kantor akuntan publik :
5. Menjadikan nama kantor akuntan public menjadi bertambah baik, disamping laporan pemeriksaa’n akuntan,’ juga memberikan t ..P^a^age.mgnt JeJtJe/….^ang^sa^gat bermanfaat bagi perusahaan.
6. Jika manajemen perusahaan puas, tentunya akan menyarankan kepada teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa kantor akuntan public tersebut.
7. Jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah client (langganan) kantor akuntan publik.
8. Untuk staff kantor akuntan publik (anggota tim pemeriksa) :
9. Jika client kantor akuntan publik bertambah, tentunya bisa diharapkan gaji akan naik.
10. Mendapat banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian intern di berbagai macam/jenis perusahaan.
11. Mendapat kesempatan untuk mempelajari bagaimana membuat management letter yang baik.

Incoming search terms:

• manajemen letter
• management letter adalah
• pengertian management letter
• pengertian manajemen letter
• manajemen letter adalah