PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Adalah penyelenggaraan yang teratur atas kegiatan yang saling terkait, serta semua prosedur yang berhubungan dengan itu, dalam rangka menerapkan dan mempermudah pelaksanaan suatu kegiatan utama suatu organisasi. Prosedur adalah serangkaian langkah yang harus ditempuh dalam rangka memulai, melaksanakan, mengendalikan, dan menyelesaikan berbagai kegiatan yang harus dilakukan berulang-ulang. Di dalam prosedur diterikan apa kegiatan yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukan, dan kapan harus dilakukan.

Sistem dan prosedur merupakan dua hal yang tak dapat dipisahkan. Sistem tanpa prosedur tak dapat dilaksanakan, prosedur tanpa sistem berarti bahwa akan terjadi kesemrawutan, dan kegiatan akan dilaksanakan tanpa arah dan tujuan.

Jika dalam suatu sistem, ditentukan si A bertanggung jawab atas suatu kegiatan tertentu kepada B, atasannya, dalam prosedur ditentukan langkah-langkah apa yang harus dilakukan untuk dapat mulai, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan itu, serta ditentukan pula isi, bentuk, dan frekuensi pelaporannya kepada B.

Mengingat pentingnya pengembangan fungsi sistem dan prosedur dalam suatu organisasi, pada masa sekarang biasanya dibentuk suatu bagian yang disebut bagian Sistem dan Prosedur. Usaha ini mula-mula dipelopori oleh Frederick W. Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth, Henri Fayol, melalui pengembangan manajemen berdasarkan ilmu.

Tanggung jawab utama fungsi bagian sistem dan prosedur pada mulanya hanya meliputi usaha-usaha menekan biaya klerikal, memperbaiki ketepatan waktu penyampaian laporan untuk manajemen, dan memenuhi kebutuhan akan informasi manajemen.

Tetapi, pada masa sekarang, pada umumnya bagian Sistem dan Prosedur akan menjalankan fungsi-fungsi yang meliputi bidang-bidang sebagai berikut:

(1) Analisis organisasi. Struktur organisasi merupakan dasar suatu sistem. Oleh sebab itu fungsi pertama yang harus dilakukan oleh bagian Sistem dan Prosedur adalah mengembangkan struktur organisasi atas fungsi-fungsi baru dalam organisasi atau meninjau kembali struktur organisasi yang telah ada, menyusun dan memperkenalkan bagan organisasi serta merumuskan tugas serta tanggung jawab masing-masing fungsi dalam struktur tersebut.

(2) Analisis serta desain sistem. Bagian Sistem dan Prosedur juga harus melakukan telaah atas kegiatan- kegiatan fungsional organisasi, serta masalah-masalah administratif yang timbul. Selanjutnya harus ditetapkan aliran-aliran data serta informasi di dalam seluruh organisasi dan dijamin adanya informasi umpan balik bagi manajemen. Di samping itu, bagian ini juga harus melakukan studi kelayakan atas penggunaan berbagai teknologi serta peralatan baru, mulai dari mesin fotocopy sampai pada alat-alat transmisi serta komputer.

(3) Audit manajemen, yang merupakan kombinasi dari analisis organisasi serta telaah sistem, baik untuk menentukan efektivitas suatu fungsi tertentu maupun seluruh organisasi.

(4) Pengembangan kebijakan serta prosedur tertulis. Bagian Sistem dan Prosedur juga harus mengembangkan semua pedoman tertulis yang diperlukan oleh para pelaksana operasional, ke dalam suatu manual, yang meliputi kebijakan umum, prosedur antar fungsi, baik dalam maupun antar departemen, sampai pada buletin-buletin manajemen yang sifatnya sementara.

(5) Desain dan pengendalian formulir-formulir. Formulir didesain sedemikian rupa sehingga data dapat disampaikan sebaik-baiknya, dan harus diciptakan suatu cara agar data yang disampaikan tidak berlebihan dan merepotkan.

(6) Analisis dan pengendalian laporan, yaitu mendesain laporan sedemikian rupa agar umpan balik dapat disampaikan tepat waktu dan berisi informasi yang relevan dengan kebutuhan berbagai tingkat operasi dan mencegah adanya pengulangan.

(7) Manajemen catatan, yaitu mengembangkan jadwal serta fasilitas penyimpanan catatan, untuk menjamin perlindungan terhadap catatan-catatan vital dan memudahkan pencariannya kembali.

(8) Telaah kerja dan pengembangan standar kerja atas pekerjaan-pekerjaan klerikal.

(9) Pemilihan alat-alat perkantoran untuk mencapai optimalisasi dan efisiensi kegiatan perkantoran, termasuk studi kelayakan atas penggunaan alat-alat pemrosesan serta transmisi data secara elektronik.

(10) Tata letak kantor, dengan pengelompokan yang terbaik atas fungsi-fungsi yang saling terkait, dengan mempertimbangkan penggunaan ruangan secara optimal.

Incoming search terms:

• pengertian sistem dan prosedur
• perbedaan sistem dan prosedur
• sistem dan prosedur
• sistem dan prosedur administrasi
• sistem prosedur
• perbedaan sistem dengan prosedur
• contoh sistem dan prosedur