PROSES PENYUSUNAN TENAGA KERJA

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resources Planning) merupakan suatu kegiatan yang merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan oleh suatu organisasi. Melalui kegiatan tersebut dapat ditentukan berapa banyak tenaga kerja yang akan diperlukan. Pengetahuan apa yang harus dimiliki oleh tenaga kerja tersebut. Begitu pula dengan pengalaman tenaga kerja yang bagaimana yang diperlukan. Untuk menghasilkan rencana yang mampu mengantisipasi keutuhan organisasi dimana yang akan datang harus didasarkan atas pemikiran yang logis dan rasionil. Sehingga dengan demikian organisasi akan mempunyai jumlah tenaga kerja yang cukup dengan kualitas yang tepat, melakukan pekerjaan yang tepat dan pada jabatan yang tepat, yang selanjutnya akan mampu meningkatkan efisiensi organisasi (Awaludin Djamin, 1975/1976).
2. Pengerahan Tenaga Kerja
Setiap pelaksanaan Pengerahan Tenaga Kerja (Recruitment) atau
Penerimaan harus sesuaj dengan ketentuan yang berlaku. Di sari,pjng itu persyaratan para calon juga harus mampu memenuhi kebutuhan dan kepentingan orgaTiisasi baik untuk waktu sekarang maupun untuk waktu yang akan datang. Penerimaan tenaga kerja biasanya dimulai dari pemberitahuan/pengumuman di media cetak maupun media elektronik atau dengan menempelkan pengumuman di kantorkantor organisasi yang bersangkutan. Dalam pemberitahuan/ pengumuman tersebut perlu dijelaskan pekerjaan yang ditawarkan dan syarat-syarat yang diperlukan dan sebagainya. Penerimaan tenaga kerja dapat ditujukan untuk memperoleh calon pegawai yang baru menyelesaikan pendidikan dan calon pegawai yang telah berpengalaman. Kedua bentuk penerimaan tersebut mempunyai tujuan yang berbeda. Bentuk pertama bertujuan untuk mengisi lowongan yang ada tetapi mereka ini harus menjalani latihan, pendidikan dan sebagainya lebih dahulu. Sedangkan bentuk yang kedua bertujuan untuk memperoleh calon pegawai yang mampu segera bekerja. Penerimaan Tenaga Kerja seharusnya selalu terbuka. Artinya bahwa kesempatan yang sarna bagi setiap orang/warga negara bahkan bagi setiap penduduk. Hal ini dimaksudkan agar penerimaan tenaga kerja bersifat objektif sehingga tidak akan terjadi kolusi diantara pihakpihak yang bersangkutan.
3. Pemilihan Calon Tenaga Kerja
Pemilihan Tenaga Kerja (Selection) melalui beberapa langkah yang dinamakan seleksi, diantaranya:
a. Seleksi Pertama.
Pemeriksaan surat lamaran yang menghasilkan informasi mengenai tingkat pendidikan.
b. Seleksi Kedua.
Bagi mereka yang lolos dari seleksi pertama akan diadakan ujian Tertulis untuk mengetahui kemampugn pelamar dalam bidang tertentu, misal penge-tahuan ymum, bahasa Inggris dan sebagainya.
c. Seleksi Ketiga.
Begitu pula bagi mereka yang lulus dari seleksi Kedua harus menempuh Seleksi ketiga ini. Seleksi Ketiga ini dimaksudkan untuk menilai kemampuan calon untuk melakukan pekerjaan yang sungguhsungguh. Disini calon akuntan, diminta membuat neraca, calon peneliti diminta membuat disain penelitian; calon perencana, diminta membuat konsep perencanaan dan sebagainya. Calon yang berhasil memperoleh nilai yang masuk ke dalam rating tertentu maka mereka dinyatakan lulus dan berhak mengikuti seleksi berikutnya.
d. seleksi Keempat.
Calon yang lulus dalam Seleksi Ketiga harus mengikuti Interview. Interview ini dimaksudkan untuk mengetahui sikap, kepribadian calon dan sebagainya yang tidak terungkap dalam Surat Lamaran.
e. Seleksi Kelima.
Dalam seleksi ini setiap calon diberikan penjelasan mengenai hak dan kewajibannya. Apabila penawaran itu’ diterima maka calon itu dinyatakan diterima sebagai calon pegawai.
4. Pengenalan dan Orientasi
Pengenalan dan Orientasi (Introduction and Orientation) diadakan bagi semua calon pegawai. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatasi rasa kuatir para calon pegawai baru dalam menghadapi tugasnya nanti (Earl R. Gommersall and M. Scott Myers, 1966). Melalui
program ini para calon pegawai diharapkan mendapat gambaran menyeluruh mengenai organisasi, diantaranya :
a. Informasi mengenai organisasi seperti struktur, tujuan dan perkembangannya sampai se-karang.
b. Informasi tentang kebijaksanaan organisasi, termasuk Peraturan Kepegawaian misalnya.
c. Informasi secara umum mengenai pekerjaan rutin sehari-hari, termasuk hubungan dan tanggung jawab dengan atasannya.
Melalui program ini para calon pegawai akan memperoleh gambaran yang menyeluruh mengenai organisasi tempat mereka akan bekerja. Langkah pertama ini memberikan image yang mendasar yang akan dibawanya terus selama yang bersangkutan masih bekerja. Oleh karena itu untuk memperoleh kesan pertama yang baik memerlukan persiapan yang matang. Tenagatenaga yang terlibat dalam kegiatan haruslah mereka yang sudah berpengalaman dan memahami seluk beluk organisasi secara keseluruhan. Begitu pula dengan semua bagian atau unit harus siap menerima mereka. Untuk itu baik saat akan berkunjung atau lamanya kunjungan ditentukan dan disampaikan pada urflt yang akan dituju.
5. Pelatihan dan Pengembangan
Training and Development ini dilakukan dengan maksud untuk meningkatkan kemampuan calon pegawai. Bagi calon pegawai Pemerintah yang akan diangkat sebagai pegawai negeri diwajibkan mengikuti program Latihan Pra jabatan selama kurang lebih 1 (satu) bulan. Kemudian setelah menjadi pegawai negeri mereka mempunyai kesempatan untuk mengikuti pengembangan yang penjenjangannya terdiri dari :
a. Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Dasaf (Sepada) yang diperuntukkan bagi pejabat-pejabat untuk menduduki jabatan eselon V yang potensial dengan dasar pendidikan umum serendah-rendahnya SLTA atau sederajat.
b. Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Lanjutan (Sepala) diperuntukkan bagi pejabatpejabat untuk menduduki jabatan eselon IV yang potensial, dengan dasar pendidikan umum serendah-rendahnya Sarjana Muda (sederajat) dan telah lulus Sepada.
c. Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Madya (Sepadya) ini diperuntukkan bagi pejabatpejabat untuk menduduki jabatan eselon III, yang potensial dan telah menyelesaikan Sepala. Bagi anggota ABRI peserta serendah-rendahnya berpangkat Mayor.
d. Sekolah Staf dan Pimpinan Administrasi (Sespa), ini diperuntukkan bagi pejabat-pejabat eselon II, dan telah lulus Sepadya, bagi Anggota ABRI peserta serendah-rendahnya Letnan Kolonel.
Mengingat terbatasnya jabatan sedangkan jumlah pegawai yang potensial cukup banyak maka diadakan seleksi diantara mereka. Penilaian prestasi pegawai dalam waktu tertentu merupakan salah satu alat untuk menentukan keikutsertaan seorang calon dalam program tersebut. Di samping kegiatan ini tidak selalu diadakan setiap waktu maka persaingan diantara mereka menjadi semakin tajam. Kendala lain yang dihadapi oleh calon yaitu tidak adanya tenaga pengganti selama ia mengikuti pendidikan. Oleh karena itu untuk memperoleh hasil yang optimal baik bagi calon maupun untuk organisasi diperlukan persiapan yang matang.
6. Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (Preformance Appraisal) merupakan salah satu tugas pimpinan yang penting. Penilaian pekerjaan adalah informasi mengenai bagaimana bawahan melakukan pekerjaan untuk kepentingan organisasi. Kegiatan ini dilakukan oleh seorang pimpinan secara terus menerus sehingga hasilnya akan merupakan prestasi pegawai dalam masa tertentu.
Tujuan penilaian ada 4 (empat), yaitu :
a. Mempersilahkan bawahan mengetahui secara formal pelaksanaan pekerjaan yang sedang berjalan.
b. Memberitahukan kepada bawahan siapa yang akan memberikan penghargaan.
c. Menentukan para bawahan siapa yang memerlukan penambahan latihan.
d. Memilih bawahan yang akan menjadi calon untuk dipromosikan. (L. F. Pete and Raymond Hall, 1969 : 215).
Pada saat ini penilaian didasarkan atas pelaksanaan kerja individu, yaitu : sejauh mana bawahan dapat membantu pencapaian sasaran/tujuan dengan baik, yaitu apakah sasaran yang telah ditentukan (das Sollen) sesuai dengan hasil pelaksanaan pekerjaannya (das Sein). (R. Bruce, Mc. Afee, 1981).
Mengingat penilaian ini akan menjadi dasar untuk kepentingan para bawahan maka kegiatan harus dilakukan secara terus menerus dan seksama. Obyektivitas pimpinan dalam menilai sangat dominan sekali untuk memperoleh hasil yang maksimal. Kendala yang sering dihadapi dalam hal ini yaitu kurang teraturnya pencatatan informasi tentang prestasi bawahan di samping waktu pimpinan yang terbatas.
7. Kenaikan Pangkat
Kenaikan Pangkat (promotion) merupakan salah satu bentuk yang paling penting untuk mengakui hasil pelaksanaan pekerjaan bawahan. Pada instansi Pemerintah kenaikan pangkat dibedakan atas :
a. Kenaikan pangkat reguler
b. Kenaikan pangkat pilihan
c. Kenaikan pangkat yang lain (Soewarno H., 1991).
a. Kenaikan Pangkat Reguler. Kenaikan pangkat reguler,
yaitu kenaikan pangkat yang diberikan kepada Pegawai Negeri yang memenuhi syaratsyarat yang ditentukan tanpa menyebutkan jabatan yang dipangkunya. Syarat-syarat tersebut diantaranya pendidikan/ ijazah yang dimiliki dengan sekurang-kurangnya bernilai baik dan telah 5 (lima) tahun dalam pangkat yang dimilikinya dengan nilai sekurang-kurangnya cukup.
b. Kenaikan Pangkat Pilihan. Diberikan kepada mereka
yang telah memenuhi persyaratan kenaikan pangkat reguler. Umumnya kenaikan pangkat ini untuk mengisi jabatan struktural atau fungsional.
c. Kenaikan Pangkat Yang Lain.
Yaitu kenaikan pangkat istimewa, kenaikan pangkat pengabdian, kenaikan pangkat anumerta dan sebagainya.
Walaupun ketentuan kenaikan pangkat ini sudah ada tetapi dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu yang cukup panjang. Hal tersebut tidak saja merugikan pegawai yang bersangkutan tetapi membawa konsekuensi pada keuangan atau Anggaran Belanja dan Pendapatan Negara. Agar kendala tersebut dapat ditekan $erendah mungkin untuk kenaikan yang unvjm berlaku sudah dapat dipersiapkan sebelum sampai waktunya. Cara ini akan efektif kalau semua informasi pegawai teratur atau Sistim Informasi Personalia lengkap dan akurat.
8. Pemindahan
Pemindahan (Transfer) ialah memindahkan pegawai dari jabatan lama ke jabatan baru yang tingkatannya sama atau Iebih tinggi. Pemindahan ini bertujuan antara lain :
a. Untuk menambah pengalaman dalam berbagai pekerjaan atau jabatan, agar yang ber-sangkutan mempunyai keterampilan atau kemampuan yang luas. Hal ini penting bagi pembentukan calon kader pimpinan.
b. Di samping itu pemindahan juga dimaksudkan untuk mengisi kekosongan dalam suatu jabatan.
c. Pemindahan dapat berarti memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk dinaikkan pangkatnya, karena yang bersangkutan tidak dapat lagi dinaikkan pangkatnya (pangkatnya yang sudah maksimal).
d. Pemindahan dimaksudkan pula untuk memberikan motivasi dan kepentingan pekerjaan/ jabatan, misalnya seorang pegawai menduduki jabatan yang lain.
e. Pemindahan dilakukan untuk pegawai yang sudah menduduki pangkat dan jabatan yang tinggi yang tidak dapat lagi dipromosikan ke tingkat yang Iebih tinggi. Sedangkan di tempat yang baru pegawai yang bersangkutan masih mungkin untuk dipromosikan.
Penilaian yang kurang objektif dalam pemindahan ini akan mem-berikan dampak yang negatif baik terhadap pegawai yang bersangkutan maupifn bagi organisasi. Di samping diperlukan penilaian yang teliti juga penilaian yang berjenjang dapat memperkecil kerugian yang mungkin terjadi. Untuk mengantisipasi kemungkinan tersebut maka dalam setiap SK. Pemindahan selalu dicantumkan : Kalau terjadi kekeliruan maka keputusan akan ditinjau kembali. Walaupun demikian diktum ini memberikan ketidakpastian bagi pegawai yang bersangkutan.
9. Pemberhentian
Pemberhentian (Separation) adalah tindakan yang memutuskan hubungan kerja antara pegawai dengan organisasinya. Pemutusan ini dapat terjadi karena beberapa sebab, diantaranya :
a. Apabila pegawai telah menyelesaikan kontrak kerja dalam batas waktu yang telah ditentukan, misalnya 10 atau 15 tahun dengan organisasi, maka ia mengakhiri pekerjaan atau memutuskan hubungan kerjanya.
b. Demikian pula apabila or-ganisasi melihat bahwa seorang pegawainya tidak efektif lagi dalam pekerjaan/jabatan yang sekarang dan mungkin tidak dapat lagi diserahi tugas lain serta dikembangkan Iebih lanjut, maka alternatif terakhir ialah pemberhentian (demotion).
c. Seorang pegawai yang telah memenuhi syarat-syarat untuk pensiun, maka karyawan tersebut dapat diberhentikan dengan hak pensiun (resignation).
d. Bilamana para pegawai sudah tidak mampu lagi berprestasi dalam melaksanakan tugasnya, berarti akan menjadi beban, dan biasanya alternatif terakhir ialah memutuskan hubungan kerjanya (separation). Bagi pegawai yang secara otomatis akan putus hubungan kerja dengan organisasinya pelu mempersiapkan hak-haknya sehingga pada saatnya dapat segera disampaikan. Hal tersebut merupakan ungkapan terima kasih organisasi terhadap masa pengabdiannya. Apalagi kalau dapat dilakukan dengan formalitas yang akan berkesan bagi pegawai yang bersangkutan. Sedangkan pemutusan hubungan kerja yang lainnya perlu dilakukan pendekatan sehingga pegawai yang bersangkutan siap menghadapi kondisi tersebut. Disamping pegawai mempunyai waktu untuk mencari pekerjaan lain.